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トップページ ≫ 内容証明郵便とは

内容証明郵便とは


  内容証明とは?   2 内容証明は使い方しだい
  内容証明の郵便料金   4 作成の際の決まりごと
  書き間違えた場合の訂正の仕方   6 内容証明を出しに行く
  内容証明のメリット   8 内容証明のデメリット
  内容証明の受け取りを拒否  10 自分が内容証明を受け取った場合


 1 内容証明とは?


内容証明郵便は、『誰が』『誰に対して』『どんな内容の文章をいつ発送したか』を郵便局が証明してくれる特殊な郵便です。同じ内容の文章を3通作成し、1通を相手方に送付し、残りの2通を郵便局と差出人が保管します。これにより訴訟などが起きた時に強力な証拠になります。


 2 内容証明は使い方しだい


内容証明郵便といっても郵便局長が証明してくれるのは、内容証明郵便に実際に書いてあった文面の中身ですので、その内容が真実であるかどうかを証明してもらえるわけではありません。また、内容証明郵便を利用したとしても、相手方に対して普通の手紙を送付した以上の法的な効力はありません。つまり内容証明郵便を受け取った相手方はこれに必ず返事を出さなければならないというものでもなく、それに応じなければならないというものでもありません。しかし、うまく使えば、債権の時効を中断させることも出来ますし、悪質な業者による不当な請求を止めさせることも可能です。ただし、今後も付き合いが続く人などに対しては、なんでもかんでも内容証明郵便を出せばいいというものでもありません。


 3 内容証明の郵便料金


 ・内容証明本文⇒1枚430円 1枚増すごとに260円
 ・通常郵便料金⇒定型25gまで82円 定型50gまで92円
 ・配達証明料金⇒310円
 ・速達料金    ⇒250gまで280円
 ・書留料金    ⇒430円


 4 作成の際の決まりごと


 T 用紙

   用紙の種類や大きさに特別の規制はありません。一般的によく使用されるのは、B4,A4,B5です。

 U 字数・行数

   縦書きの場合 1行20字以内、1頁26行以内でなければなりません。
   横書きの場合 a:
1行20字以内、1頁26行以内
          b:
1行13字以内、1頁40行以内
          c:
1行26字以内、1頁20行以内

   あくまで『以内』ですから、aの場合で言いますと、1行18字、1頁16行でもかまいません。
   ただし、文書の枚数が増えるとその分料金がかかりますので、制限目一杯書く方がよいでしょう。

 V 文字

   使用できる文字は、ひらがな、カタカナ、漢字、算用数字、漢数字及び固有名詞の英字に限られます。
   ※数字を使用する場合は漢数字のほうが一般的です。

  W 記号

   一般的に記号として使用されるものは、内容証明でも使用できます。字数の数え方としては句読点や記号は
   1字として数えます。例えば、などは各1字、uは2字、「」は左右を合わせて1字と数えます。

 X タイトル

   『通知書』『催告書』『請求書』『回答書』などのタイトルを使用します。これは書いても書かなくてもかまい
   ませんが、書いてあるほうが文書の内容も明確になるので書かれることをお薦めします。

 Y 差出人・受取人

   個人で内容証明郵便を出すのであれば、当然、個人名が差出人ですが、法人や団体が出す場合には差出人名は、
   代表権限を持っている者が法人または団体のためにすることを表示して『○○株式会社代表取締役××』のよう
   に記載します。受取人についても同様です。※受取人が法人などの場合、代表者の氏名がわからない場合は、あ
   えて書く必要はありません。その場合は、『○○株式会社 御中』と記載すればOKです。

 Z 部数

   同じものを3通用意します。カーボンで複写してもコピーを取ってもプリントアウトしても何でもOKです!

 [ 印

   差出人氏名の下(縦書きの場合)か右(横書きの場合)に捺印します。印鑑は認印でかまいません。
   ※ただし、訂正の際使用した印鑑と同じ印でなければなりません。

 \ 用紙が複数枚の場合

   文書が2枚以上の複数枚になる場合は、それをホチキスなどで綴じたうえ、用紙と用紙のつなぎ目に印(契印)
   押します。この印も[で押した印を使用します。

 
 ] 外国人が内容証明を出す場合

   内容証明郵便は必ず日本語で書く必要があります。英語や中国語などの外国語を使って内容証明を作成すること
   はできません。ただ、固有名詞(Microsoftなど)に限って使用することができます。押印については、外国人の
   場合はサインをするのが一般的なため印鑑は使用せず、
サインでよいこととされています。



 5 書き間違えた場合の訂正の仕方


 内容証明を作成中にどうしても訂正、加筆、削除したい箇所が出てきた場合は、初めから書き直すことを
 薦めます。受け取るほうにしても訂正印だらけの内容証明郵便を受け取るといい気はしませんし、心象も悪
 くなるからです。しかし、それが難しい時は、訂正、挿入、削除をすることもできます。訂正、挿入、削除
 をする場合には、該当箇所に訂正、挿入、削除を施した上で、その字数と訂正の内容を欄外の余白に、『壱
 字訂正』、『弐字挿入』、『参字削除』といったように記入して押印します。この場合、1枚に書ける字数
 が520字を超えないように気をつける必要があります。また訂正や削除した元の文字は、読めるようにし
 ておかなければなりません。


 6 内容証明を出しに行く


 T 持っていくもの

   a 郵送用文書と謄本2通の計3通
   b 封筒1通(住所・氏名を記載。
封はしないこと!
   c 差出人の印鑑(文書の中で使用した印鑑)
   d 郵便料金

 
 U 配達証明付きで

    郵便局の窓口で上記のものを提出し、その際、『 配達証明つきでお願いします 』と言ってください。


 ※これは余談ですが裁判所内にある郵便局から内容証明郵便を出すのも一つの手です。送られた相手は『裁判所』の
  文字を見るだけで少し硬直するものです・・・ですからご自分の住まいの近くに裁判所がある場合は、裁判所内の
  郵便局から
内容証明郵便を出すことをお薦めします。ただし、裁判所ならどこでも郵便局があるとは限りませんの
  で予め電話で確認してください。ちなみに大阪高等裁判所には、郵便局があります。


 7 内容証明のメリット


 ・内容証明郵便で請求通知を送っていれば、請求の事実日付内容のすべてが確実に公的に証明できます。
 
 ・配達証明付きにすることにより、
相手方に届いたという事実その年月日が証明されます。逆を言えば配達証明付き
  にしなければ意味がないことになります。
 
 ・たとえば、金を貸したが借用書を取っていなかった場合、金を貸したという証拠がないため裁判などには訴えにくい
  ものです。そこで、このような場合には、
証拠づくりのために内容証明郵便を利用して貸金の返済を迫っておくと
  よいでしょう。
 
 ・内容証明郵便を出す側にとっては、出すことにより相手に
心理的プレッシャーを与えられるということがまず考え
  られます。受取った側に、何か対応しなければ次は訴訟を起こされるのでは・・・という
不安心理的圧迫を与え、
  それにより
事実上の強制力が生まれるのです。
  
 ・通常の手紙や葉書ではなく、あえて
内容証明郵便を選んだということから、相手に差出人の堅い決意真剣な態度
  
を示すことができると考えられます。


 8 内容証明のデメリット


 ・内容証明郵便を出せば、受取った側は多かれ少なかれ心理的にプレッシャーを感じるわけですから、中途半端な気持ち
  で内容証明郵便を送ると、ただ単に
相手の神経を逆撫でする結果となり解決できる案件も解決できなくなる可能性が
  出てきます。ですから内容証明郵便を出す際には、『何があっても最後まで闘い抜く』という強い意思が必要になって
  きます。特に友人や親戚など知り合いがターゲットの場合は注意が必要です。自分や相手の置かれている状況、相手の
  性格などを十分考慮した上で利用するようにしてください。※しかし相手のことに配慮しすぎ、内容証明郵便
出すタ
  イミング
を逃してしまっては意味がありませんので注意してください。
 
 ・固有名詞以外は、日本語しか使用できないという決まりがある。
 
 ・たとえば、設計図などを同封して説明すれば簡単に伝わるような場合であっても通知する文書以外のものは一切同封
  できませんので、文書として文字で表現する必要があります。


 9 内容証明の受け取りを拒否


 T 受取拒否

   相手が受取りを拒否したことが考えられます。この場合、『受取拒否』と書かれた紙が貼られて差出人のもとに
   内容証明郵便
が戻ってきます。受取拒否をしたということは、相手は手紙の中身を見ていないことになりますが、
   
法律的にはその通知は相手に到達したという扱いになります
 
 U 留守
  

   受取人が留守のために郵便が戻ってくることがあります。このケースでは、内容証明郵便相手に届いたことには
   なりません
。こういうケースでは、相手に会い、直接口頭で伝えるか(後日証人になってもらえるように必ず2人
   以上で行くこと)、あるいは文書に書いて直接手渡すしかありません。
 
  V 居所不明

   内容証明郵便が転居先不明で戻ってくることがあります。そんなときは公示送達という方法があります。公示送達
   は相手が最後に居住していた居住地の簡易裁判所に申し立てます。裁判所から許可がでれば、裁判所の掲示場に掲示
   されるか官報や新聞に掲載されます。掲示もしくは掲載された日から2週間が経過したときに、相手がそれを見てよ
   うが見ていまいが関係なく、その意思表示は相手に到達したものとみなされます。ただし、使える場合は限られてい
   ます。


 10 自分が内容証明を受け取った場合


 ・内容証明郵便の受け取りを拒否すると、相手が配達証明付きで送付している場合は、受取拒否したことが相手に通知
  されます。受け取りを拒否しても
法律的には到達したという扱いになりますし、後々裁判になった場合には、心象が
  悪くなり自分にプラスになることはないと思われます。受け取りを拒否するかしないかは個人の自由ですが、なるべく
  受け取るように
しましょう!


 ・内容証明郵便を受け取った人に何らかの回答をする義務はありません。よく内容証明郵便の末尾に『○日以内に
  ご返答ください』などと書いてある場合がありますが法的には、何の意味もありません。ですから回答しなかったから
  といって、差出人の主張を認めたことにはならないのです。


 ・内容証明郵便を受け取った人は、差出人から一方的に主張を突き付けられたことにより、ほおって置けば差出人の
  主張がすべて認められるのではないかといった不安におそわれます。そこで、あわてて相手方に返事を出そうとしがち
  です。ここで少し冷静になってみてください。差出人は熟考した上で内容証明郵便を発送しているわけですから、こち
  ら側も慎重に対応する必要があります。不用意に返事を出したりすると、思わぬ証拠を相手方に与えてしまうことにも
  なりかねません。返事を書く際には、
慎重に検討する必要があるのです。
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