内容証明の謄本は、受け付けた郵便局において５年間保管されますので差出人が内容証明郵便の謄本を紛失したり、あるいはなんらかの事情によりこれを再交付してもらいたいときは、郵便局に保管されている５年間に限り再交付してもらうことができます。ただし、再交付を受けることができるのは差出人に限ります。紛失の場合には書留郵便物受領証と郵便局で閲覧して書き写した紛失文書とまったく同じ文書を持って行かなければなりません。

配達証明扱いで発送した文書については、差出日から１年以内に限って、差出郵便局に書留郵便物受領証を提出して、再度配達証明を請求できます。　

差出人は、内容証明郵便の謄本が郵便局に保管されている５年間に限り、受付郵便局に書留郵便物受証を提示して、郵便局に保管されている謄本の閲覧を請求することができます。ただし、閲覧できるのは差出人本人だけで受取人や第三者は閲覧できません。

閲覧料    ⇒４２０円
再度証明料⇒１枚４２０円。２枚目以降は１枚ごとに２５０円。　

用紙の種類や大きさに特別の規制はありません。一般的によく使用されるのは、B4,A4,B5です。

縦書きの場合　1行２０字以内、１頁２６行以内でなければなりません。
横書きの場合　a：１行２０字以内、１頁２６行以内
　　　　　　　b：１行１３字以内、１頁４０行以内
　　　　　　　c：１行２６字以内、１頁２０行以内

あくまで『以内』ですから、aの場合で言いますと、１行１８字、１頁１６行でもかまいません。ただし、文書の枚数が増えるとその分料金がかかりますので、制限目一杯書く方がよいでしょう。

使用できる文字は、ひらがな、カタカナ、漢字、算用数字、漢数字および固有名詞の英字に限られます。※数字を使用する場合は漢数字のほうが一般的です。

一般的に記号として使用されるものは、内容証明でも使用できます。字数の数え方としては句読点や記号は１字として数えます。例えば、％や。や、などは各１字、�uは２字、「」は左右を合わせて１字と数えます。

『通知書』『催告書』『請求書』『回答書』などのタイトルを使用します。これは書いても書かなくてもかまいませんが、書いてあるほうが文書の内容も明確になるので書かれることをお薦めします。

個人で内容証明郵便を出すのであれば、当然、個人名が差出人ですが、法人や団体が出す場合には、差出人名は、代表権限を持っている者が法人または団体のためにすることを表示して『○○株式会社代表取締役××』のように記載します。受取人についても同様です。※受取人が法人などの場合、代表者の氏名がわからない場合は、あえて書く必要はありません。その場合は、『○○株式会社　御中』と記載すればOKです。

同じものを３通用意します。カーボンで複写しても、コピーを取っても、プリントアウトしても何でもOKです！

差出人氏名の下（縦書きの場合）か右（横書きの場合）に捺印します。印鑑は認印でかまいません。※ただし、訂正の際使用した印鑑と同じ印でなければなりません。

文書が２枚以上の複数枚になる場合は、それをホチキスなどで綴じたうえ、用紙と用紙のつなぎ目に印（契印）を押します。この印も�[で押した印を使用します。

内容証明郵便は必ず日本語で書く必要があります。英語や中国語などの外国語を使って内容証明を作成することはできません。ただ、固有名詞（Microsoftなど）に限って使用することができます。押印については、外国人の場合はサインをするのが一般的なため印鑑は使用せず、サインでよいこととされています。

a 郵送用文書と謄本２通の計３通
b 封筒１通（住所・氏名を記載。封はしないこと！）
c 差出人の印鑑（文書の中で使用した印鑑）
d 郵便料金

郵便局の窓口で上記のものを提出し、その際、『配達証明つきでお願いします  』と言ってください。

相手が受取りを拒否したことが考えられます。この場合、『受取拒否』と書かれた紙が貼られて差出人のもとに内容証明郵便が戻ってきます。受取拒否をしたということは、相手は手紙の中身を見ていないことになりますが、法律的にはその通知は相手に到達したという扱いになります。

受取人が留守のために郵便が戻ってくることがあります。このケースでは、内容証明郵便は相手に届いたことにはなりません。こういうケースでは、相手に会い、直接口頭で伝えるか（後日証人になってもらえるように必ず２人以上で行くこと）、あるいは文書に書いて直接手渡すしかありません。

内容証明郵便が転居先不明で戻ってくることがあります。そんなときは公示送達という方法があります。公示送達は相手が最後に居住していた居住地の簡易裁判所に申し立てます。裁判所から許可がでれば、裁判所の掲示場に掲示されるか官報や新聞に掲載されます。掲示もしくは掲載された日から２週間が経過したときに、相手がそれを見てようが見ていまいが関係なく、その意思表示は相手に到達したものとみなされます。